There Are Things Known, and Things Unknown, and In Between Are the Doors
Jim Morrison

What the digitization is?

The history of digitization is relatively short, which is why both the understanding of the issue and many of its components are still subject to crystallization and definition in logical and terminological aspects. In particular, this applies to the very term ‘digitization’.

A broad understanding of the term ‘digitization’ has been adopted, covering all processes leading to the creation of digital reproductions. Narrowing it down to the very process of analog-to-digital conversion can lead to neglect of other elements important for effective digitization. 

What possibilities does it bring?

Digitization involves the transformation of analogue to digital content and is primarily used to secure valuable archival collections in digital form and then to share documents online. Thanks to digitization, it is also possible to analyze the originals of archival materials on the basis of high-quality digital copies that allow access to information inaccessible to human senses when examining the original.

The digitization process should be understood as a set of activities allowing to achieve the assumed technical parameters of digital documentation mapping the real object. As a rule, this process consists of activities such as digitization, processing (i.e. making changes to the original sources, such as harmonizing colors) and data analysis (i.e. determining relevant numerical parameters based on the data analyzed without modifying them) and visualization.

Process flow

The process can be performed in at least two ways: the first uses microfilm as an intermediate medium between the original and the digital copy. First, the document is micro-filmed, and then microfilm frames are scanned; the second way is to opt out of using the indirect medium and directly scanning the originals.

Digitization is not a new production, and the file containing the production is just another form of expression. For example, it is indicated that the purpose of digitizing works of art is to recreate the appearance of a given work of art.

Furthermore, a digitized work cannot be seen under copyright law as a work dependent on the ‘original version’ of the digitized work.

Digitization is based only on technical activities. The final effect of the digitization process is predictable, while any actions of persons performing digitization, such as improving the quality of the digital image, changing the color or brightening are only technical activities.

Digitization and the copyrights

It should be considered the right position, according to which each record of a work is a form of its reproduction, regardless of which medium we are dealing with. The technique used to digitize and receive a digital record is irrelevant, because both copies obtained by means of scanning and copies obtained in such a way that a given song word by word is transformed into a record must be considered as new fixation. The purpose of digitization is therefore to change the recording of a work from analog to digital, which requires reproduction of the work.

It should be noted, that reproduction can be carried out using different types of techniques. Digitization is a process that causes numerous copyright problems. When trying to classify digitization and its effects under applicable law, attention should be paid to the following issues. First of all, the result of digitization is not a new form of the song, it is only its next form of expression. This means that the person performing the digitization process does not have any copyrights to the digitized work. Thus, this entity cannot exercise any co-authoring rights, nor does it become a co-creator of a digitized work. Secondly, the effect of digitization cannot be considered a dependent work in relation to the original one. Acknowledgment that a given product of human activity is a dependent work is possible only if its result is the sum of its own creative activity and the creative elements taken from another work. In the case of digitization, we only deal with technical activities that are not expressions of creative activity of an individual nature.

Why is it worth?

Procedures related to digitization can be expensive and certainly are very time consuming, especially in the case of digitization of the entire enterprise. Why is it worth? Let’s mention some of its significant benefits:

– instant access to documentation, from anywhere and at any time

– the ability to collaborate several employees on the same document in parallel

– the ability to immediately make changes regarding access to confidential documents

– reduction of space used for document storage

– reduction of paper consumption (ecology)

Magdalena Starzak / magda@newdoors.eu


Czym jest digitalizacja?

Historia digitalizacji jest stosunkowo krótka, dlatego zarówno samo rozumienie zagadnienia, jak i wielu jego składników nadal podlega krystalizacji i definiowaniu, w aspekcie logicznym oraz terminologicznym. W szczególności dotyczy to samego terminu „digitalizacja”, który posiada odpowiednik o polskim źródłosłowie, a mianowicie „cyfryzacja”, jednak bardzo rzadko spotykany w praktyce. 

Przyjęto szerokie rozumienie terminu „digitalizacja”, obejmujące całość procesów prowadzących do tworzenia cyfrowych reprodukcji. Zawężanie go do samego procesu konwersji analogowo-cyfrowej może prowadzić do zaniedbania pozostałych elementów, ważnych dla skutecznego prowadzenia digitalizacji. 

Jakie daje możliwości?

Digitalizacja polega na przekształceniu treści analogowej na cyfrową, a służy przede wszystkim zabezpieczeniu cennych zbiorów archiwalnych w formie cyfrowej, a następnie udostępnianiu dokumentów online. Dzięki digitalizacji można również dokonać analizy oryginałów materiałów archiwalnych na podstawie wysokiej jakości kopii cyfrowych, które pozwalają na dotarcie do informacji niedostępnych dla ludzkich zmysłów przy badaniu oryginału.

Proces digitalizacji należy rozumieć jako zestaw czynności pozwalający na osiągnięcie zakładanych parametrów technicznych dokumentacji cyfrowej odwzorowującej rzeczywisty obiekt. Co do zasady na niniejszy proces składają się czynności takie, jak digitalizacja, przetwarzanie (tj. dokonywanie zmian w oryginalnych źródłach, jak choćby ujednolicenie kolorystyki) i analiza danych (tj. wyznaczanie istotnych parametrów liczbowych na podstawie analizowanych danych bez ich modyfikacji) oraz wizualizacja.

Przebieg procesu

Proces ten może być wykonywany na co najmniej dwa sposoby: pierwszy wykorzystuje mikrofilm jako medium pośrednie pomiędzy oryginałem a cyfrową kopią. W pierwszej kolejności dokument jest mikro-filmowany, a dopiero następnie skanowane są klatki mikrofilmu; drugi sposób polega na rezygnacji z wykorzystania pośredniego medium i skanowaniu bezpośrednio oryginałów. 

Digitalizacja nie jest powstawaniem nowego utworu, zaś plik zawierający utwór jest jedynie kolejną formą jego wyrażenia. Przykładowo wskazuje się, że celem digitalizacji dzieł sztuki jest odtworzenie wyglądu danego dzieła sztuki. 

Ponadto utwór zdigitalizowany nie może być w świetle prawa autorskiego postrzegany jako utwór zależny w stosunku do „wyjściowej wersji” utworu poddanego digitalizacji.

Digitalizacja opiera się jedynie na czynnościach technicznych. Efekt końcowy procesu digitalizacji jest przewidywalny, natomiast jakiekolwiek działania osób przeprowadzających digitalizację, jak poprawianie jakości obrazu cyfrowego, zmiana kolorytu lub rozjaśnianie stanowią jedynie czynności techniczne. 

Digitalizacja a prawa autorskie

Należy uznać za słuszne stanowisko, zgodnie z którym każdy zapis utworu stanowi formę jego zwielokrotnienia, niezależnie od tego, z jakim nośnikiem mamy do czynienia. Bez znaczenia pozostaje zastosowana technika digitalizacji i otrzymania zapisu cyfrowego, ponieważ za nowe utrwalenie muszą zostać uznane zarówno kopie uzyskane przy pomocy skanowania, jak i kopie uzyskane w ten sposób, że dany utwór słowo po słowie jest przekształcany w zapis. Celem digitalizacji jest zatem zmiana zapisu utworu z analogowego na cyfrowy, co wymaga zwielokrotnienia utworu.

Zwrócić w tym miejscu uwagę należy na okoliczność, że zwielokrotnianie może być zrealizowane za pomocą różnych rodzajów technik. 

Digitalizacja stanowi proces przysparzający licznych problemów prawnoautorskich. Dokonując próby zakwalifikowania digitalizacji i jej efektów w ramy obowiązującego prawa zwrócić uwagę należy na następujące kwestie. Po pierwsze, wynik digitalizacji nie stanowi nowej postaci utworu, jest on jedynie jego kolejną formą wyrażenia. Oznacza to, że osobie przeprowadzającej proces digitalizacji nie przysługują do zdigitalizowanego utworu jakiekolwiek prawa autorskie. Tym samym, podmiot ten nie może realizować jakichkolwiek uprawnień współautorskich, nie staje się on również współtwórcą utworu digitalizowanego. Po drugie, efekt digitalizacji nie może zostać uznany za dzieło zależne w stosunku do pierwotnego. Uznanie, że dany wytwór działalności człowieka stanowi utwór zależny możliwe jest jedynie, gdy jego wynik stanowi sumę własnej działalności twórczej oraz elementów twórczych przejętych z innego utworu. W przypadku digitalizacji do czynienia mamy jedynie z czynnościami technicznymi, nie stanowiącymi przejawów działalności twórczej o indywidualnym charakterze.

Dlaczego warto? 

Procedury związane z digitalizacją bywają kosztowne i z pewnością są bardzo czasochłonne, zwłaszcza w przypadku cyfryzacji całego przedsiębiorstwa. Dlaczego warto? Nadmieńmy kilka płynących z niej istotnych korzyści:

  • błyskawiczny dostęp do dokumentacji, z dowolnego miejsca i o dowolnej porze
  • możliwość współpracowania kilku pracowników nad tym samym dokumentem równolegle
  • możliwość natychmiastowego wprowadzania zmian odnośnie dostępu do dokumentów poufnych
  • redukcja zajmowanej na magazynowanie dokumentów przestrzeni
  • redukcja zużycia papieru (ekologia)

Magdalena Starzak / magda@newdoors.eu

Previous Next